Outil pour faciliter l’assignation des bénévoles

Je viens de mettre en ligne sur le site du club un petit outil qui devrait grandement nous faciliter la tâche pour faire le suivi des assignations des bénévoles du club pour la Grande Virée. Les buts de cet outil sont :

– de partir des infos fournies lors des inscriptions des membres (bénévolat)
– de faciliter le partage du statut (tous les responsables pourront savoir qui est assigné où)
– d’éviter d’avoir à questionner les membres au hasard pour savoir qui n’est pas encore assigné comme bénévole
– de permettre les changements jusqu’aux derniers jours
– de partager des notes à savoir si untel est dispo ou pas
– de faciliter la communication avec les bénévoles assignés (envoi de courriel)
– de facilement trouver les coordonnées d’un bénévole sans devoir aller se référer au bottin
– de permettre au directeur de course et auc autres responsables de savoir à tout moment le statut réel de l’assignation des bénévoles

Bref, le but c’est de régler les irritants passés, de se simplifier la vie et de limiter les possibilités d’erreurs.

Voici le lien :
http://www.ccrmsb.org/inscriptions-en-ligne/benevolat-gvds-gestion/

Guide d’utilisation :

1. Onglets
Il y a un onglet pour chaque secteur : bouffe, remise des dossards, signaleurs….
Chaque secteur est relié à un champ ‘bénévolat’ du formulaire d’inscription.
Cette année j’ai ajouté les secteurs qui manquaient (aire d’arrivée/aire de départ/petite virée)

2. Pas volontaires / Non-assignés
Dans un onglet donné, vous voyez les membres qui se sont portés volontaires pour ce type de ‘poste’.
Ceux qui ne se sont pas portés volontaire nulle part pour la GVDS lors de leur inscription sont listés dans le dernier onglet ‘non-assigné’, et seront donc une bonne liste de personne à convaincre de s’ajouter, quand on aura fait un premier tour d’assignations.
Les onglets de ceux qui se sont portés volontaire ‘at large’ pour la journée du samedi ou du dimanche, on peut dire que c’est aussi un ‘pool’ de personne disponibles.

3. Etats
Pour chaque secteur, pour chaque membre, il y a 4 états, dans un menu:
– volontaire
– confirmé
– pas disponible
– pas volontaire

A la suite du processus d’inscriptions, il y a juste les valeurs ‘volontaire/pas volontaire’ pour l’instant
(sauf Stéphanie/Nathalie, je vous ai déjà mis ‘confirmé’ comme responsable pour test)

Quand on se rapprochera de la GVDS, le but c’est que vos bénévoles soient tous dans l’état ‘confirmé’, et que vous ‘relachez’ les autres volontaires en mettant ‘pas volontaire’ pour votre secteur, comme cela les autres responsables sauront que ce membre est potentiellement disponible.

À côté de chaque valeur (volontaire/confirmé/pas dispo…) il y a un chiffre entre parenthèses. Ce chiffre indique simplement le nombre de fois que le membre est volontaire/confirmé, … Par exemple, pour Dany Charest, à côté de volontaire, c’est marqué (8) ça veut dire qu’il s’est porté volontaire à 8 postes. Vous risquez de vouloir d’abord

4. Notes
Pour chaque membre, il y a aussi un champ ‘notes’, ce champ est unique et donc partagé pour tous les secteurs. Par exemple, si on sait que le membre X est absent en Europe le weekend de la GVDS, un responsable peut le mettre ‘non dispo’ pour son secteur, et entrer une note disant que X sera absent pour cause Y. Comme ça les autres responsables sauront déjà à quoi s’en tenir. Idem quand on sait qu’un membre s’est inscrit pour courir une des courses, on mettra une note à ce sujet. Faire attention de ne pas effacer une note entrée par un autre responsable.

Il est possible qu’un membre soit parfois confirmé dans plus d’un secteur, alors modifiez la note pour que ce soit indiqué (ex : remise dossard jeudi, bouffe dimanche).

5. Courriel
Disons que vous regardez votre onglet – on va dire Stéphanie pour la remise des dossards.
Une première étape pourrait être d’envoyer un courriel à tous ceux dans sa liste.
Cliquez sur le bouton ‘Envoyer un courriel’, et votre logiciel de courriel (ex : outlook) devrait s’ouvrir avec dans le champ ‘To’ la liste de courriels des membres ‘candidats’, et dans le champ ‘CC’ votre courriel.
Reste à composer votre message et faire send.

6. Assignation / Tri
Disons que certains répondent positivement, et d’autres disent ne pas être disponibles. Stéphanie peut alors aller changer l’état de certains à ‘confirmé’ et peut-être se mettre une note, par exemple ‘vendredi matin B. Courir – remise dossards’. Ou alors ‘dimanche matin – remise dossard’.

Si certains indiquent ne pas pouvoir être bénévole, Stéphanie peut aller aller changer leur état pour ‘non disponible’ si la personne ne sera vraiment pas dispo pour la GVDS, ou plus simplement ‘pas volontaire’ pour dire que la personne ne peut pas pour son poste à elle, mais qu’elle pourrait occuper un autre poste.

Alain, par exemple, fait de même de son côté pour les signaleurs, et pourrait utiliser les champs notes pour écrire l’emplacement ex : ‘signaleur point 12’.

Remarquez, on peut trier les colonnes du tableau, soit par noms, par statuts, par notes, etc. (cliquez sur l’entête de colonne).
Donc je conseille d’être systématique dans le format de vos notes, et en triant selon cette colonne, vous verrez bien vos assignations (surtout pratique ceux qui ont plusieurs postes spécifiques à combler)

7. Sauvegarde / annulation
Quand vous changez un état dans le menu, ou si vous ajoutez une note, le champ modifié change de couleur de fond (rouge pâle), et le bouton ‘sauvegarder les changements’ devient rouge. Pour valider ce que vous venez de faire, il vous faut donc ne pas oublier de sauver.

Mais si vous n’êtes pas content des changements, cliquez sur ‘rafraichir la page’ et tout redevient dans l’état depuis la dernière sauvegarde.
(pratique si vous voulez juste tester)

8. Ajout d’un bénévole
S’il vous manque du monde, et/ou si vous avez ‘recruté’ un membre en lui parlant à la piste, mais qu’il n’était pas déjà volontaire pour votre secteur, vous allez alors utiliser le menu ‘ajouter un membre’ et allez sélectionner le nom dans la liste. Une ligne s’ajoute à votre table, et dans le fond, la seule chose qui a été faite c’est que la personne a été mise ‘volontaire’ pour ce secteur. Vous pouvez recommencer et ajouter d’autres membres. Quand vous avez fini les ajouts, rafraichissez la page (pas de sauvegarde requise), et vous pourrez alors continuer à modifier vos assignations.

Si la liste de candidats est longue vous pouvez même chercher un nom, il y a un champ à cet effet.

Ajouts futurs / Limitations :
– évidemment, ce sera utile de pouvoir exporter votre liste dans excel et pour imprimer, je vais ajouter ça un peu plus tard ce printemps.
– pour l’instant seuls les membres sont représentés, on ne peut ajouter un bénévole non-membre, je vais voir ce qu’on peut faire pour ça

Bévévoles CCRMSB:
Notez que ce système est générique, alors il peut très bien servir à répartir ou trouver des bénévoles pour d’autres usages, en dehors de la GVDS (ex: soirée de clôture, 40eme, etc..). C’est moins requis puisque c’est normalement beaucoup plus simple à gérer, mais la page peut devenir utile ne serait que pour voir qui s’est porté bénévole, et pour leur envoyer un courriel. Voici donc la même page, mais qui présente les tâches hors-GVDS :
http://www.ccrmsb.org/inscriptions-en-ligne/benevolat-ccrmsb-gestion/

Comme ça marche :
Enfin, si vous voulez savoir si j’ai ‘hard-codé’ votre nom à quelque part, ou comment les onglets se construisent, sachez que c’est ‘très simple’, dans un fichier excel il y a juste une ligne par secteur, qui indique qui est responsable, et à quel champ dans notre base de données le secteur correspond. Dans le panneau admin du site du club (plugin inscriptions), il y a un bouton pour charger ce descriptif, et ainsi la page de gestion bénévoles est bâtie en fonction de ça. Donc à peu près trivial à modifier dans le futur.